よくあるQ&A

  1. 1.利用に必要なPCの環境はどんなものですか?

    ネット接続可能なPC、あるいはiPadが1台以上あり、インターネットを閲覧できる環境があればすぐにご利用いただけます。
    また、貴医院専用のID・パスワードをご用意しますので、ログインすれば、場所やPCは選ばずどこからでも確認可能です。

  2. 2.どの携帯電話からでも利用できますか?

    三大メーカー(ドコモ、Au、ソフトバンク)の携帯であれば対応しております。
    但し、スマートフォンについては、現在でも使用することは可能ですが、より見やすいように変更中です。

  3. 3.他社の診療予約ステムを使っていますが、併用は可能ですか?

    インフルエンザ予約のみ「わくちんナビ」という方法があります。
    たとえば、インフルエンザワクチン接種推奨時間を決めて頂いて、その時間は従来での診察予約を仮押さえ機能などで制限し、電話や窓口での予約を管理画面から入力していただきます。
    こうした方法で本システムのみで、一元管理して問題なかった、また一元管理することで、ワクチン残量チェックが非常に楽になったとお聞きしています。

  4. 4.昨年までと同じく電話や窓口予約でも受け、予約ノートと並行して管理できますか?

    初年度は予約ノートと携帯予約を半々などと設定することも可能ですが、ワクチンの在庫管理を考えると、予約は全て本システムに入力することをお勧めします。そうすることで、インフルエンザの予約業務が、軽減できるのを実感していただけると思っております。

  5. 5.1回目と2回目を一緒に予約できますか?

    1週間以上、接種間隔があいていれば、2回分の予約が可能に設定されています。

  6. 6.接種人数枠の設定を細かく指定することは可能ですか?

    15分ないし30分刻みで、人数設定を曜日ごとに可能な設計となっております。また、医院様の都合で、曜日毎の予約枠の一部をあらかじめオンライン予約出来ないようにも設定できます。

  7. 7.当日分など、携帯の予約枠とは別に窓口専用の予約枠を用意してほしいのですが、可能ですか?

    窓口枠は特に設けておりませんが、管理画面からの入力人数に制限はございませんので、スタッフ様は何人でも追加予約が可能です。

  8. 8.途中で接種スケジュール(予約人数、購入ワクチンの本数など)を変更できますか?

    途中でも医院様側で、変更していただけます。特に購入ワクチンは、シーズン前に購入しても、その後の予約状況で、買い増すことも多いかと思います。そんな時こそワクチンの残量チェック機能が有効です。

  9. 9.予約の確認メールを前日等に配信出来ますか?また、母子手帳を忘れないよう案内したいのですが可能ですか?

    予約前日に確認メールを自動配信するかどうか、設定で選べます。また、基本的に確認メールの文面は医院様で自由設定になっておりますので、その中で患者様に「母子手帳をお忘れなく」などと、ご案内できると思います。

  10. 10. ワクチンのオンライン予約を締め切りはいつですか?

    前日のうちに、予約一覧表を印刷したり、翌日分のカルテの準備をできるように、前日18時で締めきる設計になっております。

  11. 11.兄弟、姉妹、祖父母など、通院していない家族もいっしょに予約はできますか?

    可能です。ファミリー設定の中で、患者様ご自身でご兄弟様、ご姉妹様、ご両親様、ご祖父母様など、何人でも家族情報は増やせるようになっています。

  12. 12.新患の予約はどうするのですか?

    診察券番号(カルテID)の代わりに、電話番号を入力することにより、新患の方でも予約は可能です。例えば、お友達からオンライン予約の事を聞いて予約ご希望される場合など、診察券番号の代わりに電話番号を使用していただいて予約できる設定になっております。

  13. 13.ワクチン接種量の集計は簡単なのですか?

    管理画面で、予約分のワクチン量の総計が常に自動集計されます。後でワクチンを追加購入したり予約の変更があったりしても瞬時に自動再計算されますので、ご安心下さい。

    注)当日来院できず急なキャンセルがあった場合、スタッフ様で、当日分の予約をキャンセルに直していただく必要があります。


    ノートなどで管理されていた場合、時々予約された後未接種の方々に必要なワクチン量と購入済みワクチン残量を比較しながら、予約を取っていたとお聞きしました。常に自動集計されますので、購入済みワクチン残量が少なくなった時点で再購入するか、予約を締め切るかゆっくりご検討することが可能です。

  14. 14.予約済みワクチン接種量と購入ワクチンとの比較はどうするのですか?

    接種済み分+今後必要ワクチン量の和を常に計算表示し、購入済みワクチンと比較するように設計されております。 例えば、500本ワクチンをご購入された場合、アンプルに1番から順番に番号をふってご使用下さい。(管理画面に表示される)ワクチン残量が後20本分とか、少なくなった時点で、今何本目のワクチンを使用中かを確認していただければ、簡単に予約量とワクチンの残量との照合が可能になると考えております。途中で、何度も手計算する必要はなくなり、その分予約管理作業が、軽減すると考えております。


    注)アンプル1本あたりのワクチン量に微妙に誤差があると聞いております。特定のワクチンメーカーのみ使用し、またこれまでの経験から平均的1アンプル当たりのワクチン量が、分かっている場合、初期設定で、1A=1.0でなく1A=1.15ml と設定することもできます。しかし、実際には、破棄せざるを得ないワクチン分など予測計算不可能な分ありますので、細かい集計はしないシンプルな設計にさせていただきました。インフルエンザワクチン接種シーズンの後半の残量チェックで、残り少なくなった時点まで、ワクチン在庫量と予測必要ワクチン量をピッタリ一致させる事にこだわる必要はないのではないかと考えました。

  15. 15.生後6ヶ月未満は予約されてしまうと困ります。

    生年月日でチェックし、予約できない設計になっています。

  16. 16.卵アレルギーの患者さんをチェックできますか?

    卵アレルギーの有無は、患者情報登録時に、必ず入力することになっています。また、卵アレルギーがあり、かつ初めて接種する方の場合は、窓口での受付けをお勧めするよう設定されています。普通、初回接種前にアレルギーテストをするものとお聞きしました。同日・同時間にアレルギーテストが集中しないように、窓口で調整できるように設計しました。

  17. 17.1年中、MRワクチンや日本脳炎ワクチンを自動で案内するのですか?

    はい、医院様で設定していただければ可能です。例えば、1歳になる1カ月前にMRワクチンI期を勧める案内メールとか、3歳の誕生日になると日本脳炎Ⅰ期の接種を勧める案内メールが配信されるなど、医院様のお考えで設定できます。また配信される文面は医院様で自由にご入力いただけます。誕生日のお祝いメッセージを一緒に入れるのもよろしいのではなでしょうか?インフルエンザワクチンの予約に、生年月日は必須かと思われますが、せっかくの患者様情報をそのままにするのはもったいないと考えました。もちろん、あえて設定しなければ、自動配信はされませんので、そういう選択も可能です。

  18. 18.他のワクチンの自動案内もできないのですか?

    ご希望の医院様が多ければ、順次検討させていただきたいと思います。あるいは、年齢、性別、学年など各種検索機能がございますので、登録患者様を絞り込んで、夏休みなど受診しやすい時期を狙って、配信してお知らせする、という方法もあります。

  19. 19.追加ワクチンのお知らせ設定とは何ですか?

    何人かのお母様方より、追加ワクチンを1年後に必要な場合があるが、忙しくて忘れてしまうという話をお聞きしました。そこで、三種混合、日本脳炎、ヒブワクチンの3つについて、ワクチンの種類を選らんで、通知がほしい日(例えば、1年後の同じ月同じ日)を設定すれば、「追加ワクチンの必要があります。母子手帳でご確認下さい」というメールが配信されるよう初期設定されています。もちろん文面は医院様で自由に変更可能です。

  20. 20.使い方が判らないときはどうすればよいですか?

    基本的に、簡易マニュアルやQ&Aを参考にしていただき、メールや電話で対応させていただいています。また、必要でしたら担当者の方で医院様のPCへリモートコントロールで設定することも可能です。また、御希望の場合デモ用IDパスワードも用意させていただきます。さらに患者様に登録を勧めるためのグッズや他のご利用医院様でのご使用設定についても、ご案内させていただいております。

  21. 21.停電やセキュリティーは大丈夫ですか?

    貴医院で停電しても、サーバー内のデータに問題はありません。また、サーバー内でデータが毎早朝バックアップされるように設定されていますし、セキュリティー会社によるサーバーのファイアーウォールも設定されておりますので、ご安心してご使用いただけます。

    注)ご希望により、CSV形式でバックアップも取れるように修正しました。

  22. 22.一度説明を兼ねて訪問して欲しいです。

    申し訳ありません。遠方までの出張は余計な経費がかかります。「わくちんナビ」はネット対応でコストの削減をしております。メール・電話等でご質問いただき、必要でしたらデモ環境(テスト用に予約を取ったり、設定を変更したり、各種機能がシミュレーション可能です)をご用意させていただきます。さらにご要望に応じてリモートアクセスでの説明・設定も可能ですので、ご了解いただきたくお願い申し上げます。